大学生の日常をちょっとした漫画にしつつ、ちょいちょい大事なことを伝えられればと思います。ちなみに漫画はコミPo！で作成しました。
【４コマ漫画】メールのマナー
メールでは、誰が誰にどのような用件かを伝える
レポートを提出したり、教員に相談をするためのアポイントメントをとったりするときに、メールを活用します。メールを送る場合には、誰が誰宛てに送ったものなのか、どのような用件なのかが正確に伝わるようにします。
しかし、パソコンでのメールに慣れていないのだろうと思うのですが、学生さんからのメールでは、いかがなものかと思ってしまうようなメールが送られてくることがあります。例えば、不適切なメールとして次のものがあります。
- 件名をつけていない・・・どういう用件のメールなのかを簡潔に示す部分です。多くのメールがリスト表示されるときに出てくる部分ですので、わかりやすい件名をつける必要があります。学生さんあるあるとして、件名がついていないというもの。下手すると迷惑メールと捉えられてしまうこともあります。メールの内容に合った適切な件名をつけましょう。
- 宛先を書いていない・・・メール本文の最初に「〇〇先生」「〇〇様」などを書いたりするものですが、それが書かれておらず、いきなり用件が書かれているわけですね。メールを開いたときにいきなり用件が書かれているとビックリします。また、何らかの組織宛てにメールを送る場合、その組織の誰に宛てたものかを明確にすることも大事です。例えば、「〇〇会社 △△部署 □□様」などのように書きます。そうしないと相手は誰に宛てられたメールなのかがわからず、下手をすれば誰も返信しようとしないということも起こりえます。
- 自分の所属と名前を書いていない・・・メールを書く際は必ず自分自身の所属と名前を書きます。例えば、「〇〇大学 △△学部１年 学籍番号☆☆ □□（名前） ◇◇@・・・・.ac.jp」のような感じです。自分自身がどこの大学の誰なのかをちゃんと伝えないと、誰からの何の用件なのかがわからないわけです。教員宛てに送るのであれば、学籍番号・名前ぐらいで良いかもしれませんが、上記の「」部分を署名として登録しておけば、メールを書く際に自動的に挿入されます。そういう設定をしておいた方が良いでしょう。
- アイコン・絵文字・顔文字が入っている・・・送る相手にもよりますが、基本的にはアイコン・絵文字・顔文字は不要なはずです。身近な友達以外には入れないようにしましょう。
あと４コマ漫画にもありますが、学生さんの中には自分自身のメールアドレスではなく、親のメールアドレスを使って教員にメールを送ってくることがあります。
学生さん自身の名前もなく、親のメールアドレスで送ってきたりすることがあるので、本当に得体のしれないところからメールが届いたとビビっちゃうこともあります。必ず、自分の所属と名前を書いてほしいですね。
それと本当にそのメールアドレスで送って良いのかというのは、ちゃんと親の確認しておくことも必要ですね。親からすると、知らせてはいけない大事なメールアドレスかもしれないですし・・・。
学生さんは普段スマホを使ってやりとりをしますね。おそらくLINEなどのツールを使ったやりとりが多いのだと思います。その場合、件名をつけるとか、宛名や自分の名前をつけるとかはしないので、そのようなツールのやりとりと同じように、メールを使っているのだとしたら、上記のような問題が起こるわけです。
大学においても、社会に出てからも、メールは使います。特に、上司とかお得意様とか、丁寧にやりとりをしなければならない相手のときはメールが使われると思います。そのようなときに、相手がイラっとしてしまうような不適切なメールにならないよう注意が必要です。