【４コマ漫画】エクセルの表を印刷すると２ページにわたってしまう。そんなときは・・・

印刷したプリントの必要部分を切り貼りしてセロテープなどでくっつけるのは、とてもアナログなやり方ですが、１回しか使わないようなちょっとした資料を用意するときには、手っ取り早くて良いかもしれません。

何度も使う資料だったら、適切な形で印刷できるようにデータの段階で設定しておきたいですね。

必要箇所を適切なページ数で印刷したい場合などは、いくつかやり方があるとは思いますが、基本的なこととして、拡大縮小印刷や印刷範囲の設定をおさえておきましょう。

拡大縮小して印刷する

だいたい印刷するときはA４サイズのプリントに印刷すると思いますが、エクセルでは、そのサイズにキレイにおさまるように拡大縮小の設定ができます。

表などのサイズをちまちま修正する必要もなく、「シートを１ページに印刷」「すべての列を１ページに印刷」「すべての行を１ページに印刷」というのを選べばそのとおりに印刷してくれます。ちなみにそれぞれ次のように拡大縮小されます。

• シートを１ページに印刷・・・シート内のデータが入っている範囲全体が１ページにおさまるようにサイズを変更してくれます。
• すべての列を１ページに印刷・・・すべての列（エクセルではA列、B列、C列・・・と横並びになっている部分）が１ページにおさまるようにサイズを変更してくれます。行（エクセルでは１行、２行、３行・・・と縦並びになっている部分）が長いと、複数ページにわたることがあります。
• すべての行を１ページに印刷・・・すべての行が１ページにおさまるようにサイズを変更してくれます。列が長いと、複数ページにわたることがあります。

当然、巨大な表を縮小して１ページに印刷したら、表中のデータは見づらくなります。読み取りやすい範囲で縮小すると良いでしょう。

印刷範囲の設定

シートのどの範囲を印刷したいのかについては、「印刷範囲の設定」によって指定することができます。

この設定をしておかないとシート内のデータが入っている部分全部が印刷対象となったりします。意図してないところまで印刷される恐れがあります。

例えば、何らかのミスで、1,000,000行以上の行に無意味なデータが入ってしまい、それに気づかずそのまま印刷しようとすると、印刷枚数が数万枚になってしまうことがあります。そして、そのほとんどは白紙ページとなるわけです。

この設定の問題だったのかわかりませんが、私が知っている学生さんがエクセルのデータを印刷しようとしたら、数千ページ以上にわたってしまっていたことがありました。幸い印刷前に気づいたらしく、紙を無駄にしなくて済んだわけですが、印刷範囲をうまく指定するようにしていればこのような問題も起こらないです。

少なくとも、印刷する前に何ページになるのかなどは確認した方が良いです。

特に、表を印刷するような場合は、表のセル内に文字列がおさまっていなかったりすることもあるので、大量の印刷をする前によく確認した方が良いですね。